Privacyverklaring

Sportclub Reeuwijk hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij u daarom informatie geven over hoe wij met uw gegevens omgaan. Hierbij houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel, waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en de type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die hiervoor minimaal nodig zijn;
  • U om uitdrukkelijke toestemming zullen vragen, als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw gegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
  • Uw persoonsgegevens niet lager bewaren dan noodzakelijk voor het doel, waarvoor deze zijn verstrekt, tenzij er een wettelijke bewaartermijn van toepassing is;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Mocht u na het doornemen van onze privacyverklaring hierover vragen heeft, kunt u contact opnemen met de secretaris van onze vereniging (secretaris@sportclubreeuwijk.nl).

Doeleinden
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden, waarbij deze zijn uitgesplitst naar leden, vrijwilligers, deelnemers (niet leden) aan wedstrijden en bezoekers van sportclubreeuwijk.nl en reeuwijkse-plassenloop.nl:

  • Leden
    • Het lid zijn van Sportclub Reeuwijk en de Atletiekunie;
    • Het deelnemen aan trainingen, wedstrijden en andere activiteiten georganiseerd door Sportclub Reeuwijk;
    • Het deelnemen aan wedstrijden georganiseerd door andere atletiekverenigingen;
  • Vrijwilligers
    • Het organiseren van, of helpen bij, trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van Sportclub Reeuwijk;
    • Het assisteren bij wedstrijden georganiseerd door andere verenigingen;
  • Deelnemers (niet leden) aan wedstrijden
    • Het deelnemen aan wedstrijden georganiseerd door Sportclub Reeuwijk;
  • Bezoekers van sportclubreeuwijk.nl en reeuwijkse-plassenloop.nl
    • Het ontvangen van informatie over Sportclub Reeuwijk en de Reeuwijkse Plassenloop, de prestaties van leden en deelnemers, en uitslagen van wedstrijden.

Persoonsgegevens
Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij u om de volgende persoonsgegevens vragen of  ontvangen wij deze gegevens van derden (zoals de Atletiekunie en andere verenigingen):

  • Leden
    • Voorletters, voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht (m/v), categorie, adres, postcode, woonplaats, (huis) telefoonnummer, 06-nummer lid en of ouders/verzorgers, e-mailadres lid en of ouders/verzorgers, Atletiekunie lidmaatschapsnummer, rekeningnummer, prestaties, foto’s en video’s**;
  • Vrijwilligers
    • Voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, (huis) telefoonnummer, 06-nummer, e-mailadres, Atletiekunie lidmaatschapsnummer*, relevante cursus/opleiding (zoals Jurylid Algemeen (60)), foto’s en video’s**;
  • Deelnemers (niet leden) aan wedstrijden
    • Voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht (m/v), categorie, adres, postcode, woonplaats, land***, telefoonnummer, e-mailadres, atletiekvereniging*, Atletiekunie-lidmaatschapsnummer*, rekeningnummer, prestaties, foto’s en video’s**;
  • Bezoekers sportclubreeuwijk.nl en reeuwijkse-plassenloop.nl
    • Op onze websites maken we geen gebruik van cookies om statistieken over het gebruik hiervan te verzamelen. Wel is het mogelijk artikelen, foto’s en video’s te delen op sociale media (Facebook, …). Hiervoor maken sociale media gebruik van cookies. Voor de cookies die deze media hiervoor plaatsen en de mogelijke gegevens die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de privacyverklaringen van deze media.

*            Deze persoonsgegevens zijn niet verplicht;
**          Over foto’s en video’s is een aparte paragraaf in deze privacyverklaring;
***        Dit persoonsgegevens (land) wordt gevraagd op onder andere inschrijven.nl.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, mogen wij alleen aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Wij mogen uw gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit een wettelijke verplichting betreft (Politie, Justitie, …). Verder verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU zijn gevestigd.

Voor leden en vrijwilligers verstrekken wij persoonsgegevens aan de Atletiekunie voor het lidmaatschap van de Atletiekunie. Ook verstrekken wij gegevens van leden aan andere atletiekverenigingen, zodat deze leden deel kunnen nemen aan wedstrijden die door deze verenigingen worden georganiseerd. Sportclub Reeuwijk ontvangt ook gegevens van leden van andere verenigingen, zodat deze leden deel kunnen nemen aan wedstrijden die door ons worden georganiseerd. Hierbij zijn de Atletiekunie en de andere verenigingen zelf verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij maken verder gebruik van derde partijen (verwerkers) voor:

  • De websites sportclubreeuwijk.nl en reeuwijkse-plassenloop;
  • Het inschrijven voor en het publiceren van uitslagen van wedstrijden (inschrijven.nl, uitslagen.nl, atletiek.nu, …).
  • Het naar leden, vrijwilligers en sponsoren sturen van de (digitale) nieuwsbrief;
  • De online ledenadministratie;
  • Online (cloud) opslag; en voor
  • Internet bankieren (ING, Rabobank, …).

Met deze derde partijen (verwerkers) maken wij afspraken over de bescherming van uw persoonsgegevens.

Foto’s en video’s
Voor de communicatie op de websites, sociale media en andere (lokale) media wil Sportclub Reeuwijk gebruikmaken van foto’s en video’s gemaakt tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging. Op deze foto’s en video’s kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Als u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit kenbaar maken aan de secretaris van onze vereniging (secretaris@sportclubreeuwijk.nl). De geplaatste foto’s en video’s op de websites en sociale media van Sportclub Reeuwijk zullen wij dan direct verwijderen.

Verder vragen wij op het aanmeldformulier voor het Sportclub Reeuwijk lidmaatschap aan leden of ouders/verzorgers toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s voor communicatie-doeleinden.

Minderjaringen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouders, verzorgers of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijnen
Sportclub Reeuwijk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is bepaald. Persoonsgegevens worden uiterlijk 2 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap verwijderd. Dit geldt niet voor gegevens waarvoor de fiscale bewaartermijn van 7 jaar van toepassing is. Verder geldt er geen bewaartermijn voor club- en baanrecords, en foto’s en video’s. Tot slot worden prestaties van deelnemers aan wedstrijden georganiseerd door Sportclub Reeuwijk maximaal 2 jaar bewaard.

Beveiligingsmaatregelen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Sportclub Reeuwijk van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan;
  • Toegang tot persoonsgegevens wordt alleen verstrek aan personen die deze toegang voor het uitoefenen van zijn of haar functie nodig hebben;
  • Wij hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid;
  • Wij maken back-ups van gegevens om deze bij incidenten te kunnen herstellen;
  • Er is een protocol van kracht voor het melden van beveiligingsincidenten; en
  • Wij evalueren op regelmatige basis onze beveiligingsmaatregelen.

Rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u hebben ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons, door één van onze verwerkers of de verstrekking hiervan aan derden. Ook heeft u het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren, voordat wij gehoor kunnen geven aan het verzoek tot overdracht.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met de secretaris van onze vereniging (secretaris@sportclubreeuwijk.nl). Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.